1. Lịch sử hình thành Công ước Apostille
Công ước Apostille (Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961) là điều ước quốc tế đa phương có số lượng thành viên lớn nhất của Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế, thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước bằng một chứng nhận Apostille duy nhất. Tính đến tháng 12 năm 2025, Công ước có 129 quốc gia thành viên, bao gồm hầu hết đối tác thương mại, đầu tư lớn của Việt Nam.
Việt Nam gia nhập Công ước theo Nghị quyết số 407/NQ-CP ngày 12 tháng 12 năm 2025 và chính thức có hiệu lực từ ngày 11 tháng 9 năm 2026 theo Thông báo số 340/BNG-LPQT. Ba quốc gia (Cộng hòa Liên bang Đức, Cộng hòa Áo, Cộng hòa Séc) đã phản đối việc Việt Nam gia nhập nên Công ước chưa áp dụng trong quan hệ với ba nước này; tính đến ngày 11 tháng 9 năm 2026, có 125/129 quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam. Các mốc thời gian chính được tóm tắt dưới đây.
Dòng thời gian Việt Nam gia nhập Công ước Apostille
2. Ý nghĩa của việc gia nhập Công ước
Việc gia nhập Công ước giúp thay thế chuỗi thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự qua nhiều cơ quan bằng một chứng nhận Apostille duy nhất, giảm đáng kể thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trong đó có các dự án tại Khu Công nghệ cao, cơ chế này đặc biệt hữu ích khi sử dụng giấy tờ do công ty mẹ ở nước ngoài cấp cho các thủ tục thành lập doanh nghiệp, điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hay giao dịch thương mại quốc tế. Việc triển khai Công ước cũng gắn với xây dựng Kho dữ liệu điện tử và Sổ đăng ký điện tử (e-Register), góp phần chuyển đổi số hành chính công và thực hiện Nghị quyết số 59-NQ/TW ngày 24 tháng 01 năm 2025 của Bộ Chính trị về hội nhập quốc tế trong tình hình mới.
So sánh quy trình trước/sau và lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp khi có chứng nhận Apostille.
3. Giấy tờ của doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài sử dụng tại Việt Nam
Đối với hồ sơ đầu tư, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài (quyết định của công ty mẹ, báo cáo tài chính, giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư, văn bản ủy quyền...) sử dụng tại Việt Nam, Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định nguyên tắc như sau.
Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Theo Điều 25 Nghị định, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam, đã được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp chứng nhận Apostille hợp lệ, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận nào khác. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận tại Việt Nam không được yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ.
Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Theo Điều 35 Nghị định, giấy tờ của doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành (Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP) trong các trường hợp: (i) giấy tờ được cấp tại quốc gia không phải là quốc gia thành viên Công ước, hoặc tại Đức, Áo, Séc (ba quốc gia đã phản đối việc Việt Nam gia nhập); (ii) giấy tờ không thuộc phạm vi "giấy tờ công" hoặc không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, ví dụ giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập, hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan.
Về bản dịch. Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định, giấy tờ công không lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản thân chứng nhận Apostille không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt và không bị từ chối tiếp nhận chỉ vì được lập bằng tiếng nước ngoài.
Quyền kiểm tra, xác minh của cơ quan tiếp nhận. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận tại Việt Nam có quyền tra cứu, xác minh tính xác thực của chứng nhận Apostille thông qua Sổ đăng ký điện tử (e-Register) của quốc gia đã cấp. Trường hợp có căn cứ hợp lý nghi ngờ mà không tra cứu được, cơ quan, tổ chức có thể đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh theo Điều 28 Nghị định.
Trường hợp bị từ chối tiếp nhận dù đã có Apostille. Theo Điều 26 Nghị định, giấy tờ có chứng nhận Apostille vẫn có thể bị từ chối tiếp nhận tại Việt Nam nếu: không phải là giấy tờ công theo pháp luật nước cấp; chứng nhận Apostille không do đúng cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc không đúng mẫu quy định; giấy tờ hoặc chứng nhận Apostille có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa, sửa chữa trái phép; nội dung giấy tờ vi phạm pháp luật Việt Nam; hoặc chứng nhận Apostille đã bị hủy bỏ, thu hồi.
4. Một số lưu ý đối với tổ chức, cá nhân có liên quan
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi chuẩn bị hồ sơ có sử dụng giấy tờ nước ngoài hoặc giấy tờ của Việt Nam dùng ở nước ngoài cần lưu ý: kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ có phải là quốc gia thành viên Công ước và có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam hay không trước khi xác định thủ tục cần thực hiện là cấp chứng nhận Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành; đối chiếu loại giấy tờ với phạm vi quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP; đồng thời chuẩn bị việc dịch thuật, chứng thực bản dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng tại Việt Nam.